Fatturazione Elettronica

Question

Gli intermediari che assolvono la funzione di conservatori delle fatture elettroniche PA per conto di fornitori delle PA possono accedere ai dati delle fatture stesse ed esibirle nel caso di verifiche da parte dell'Amministrazione Finanziaria?

Answer 1

Mi aspetterei che un buon contratto di conservazione spieghi nel dettaglio le modalità di esibizione (anche se so benissimo  che non sempre è così).

Mi aspetterei inoltre, anche se non esistono obblighi in tal senso, che siano previste procedure automatiche di esibizione e che non sia pertanto necessario l'intervento manuale dell'operatore. Se così non fosse la composizione del pacchetto di distribuzione dovrebbe avvenire ad opera del conservatore accedendo ai documenti conservati (ad esempio le fatture ma non solo) ma, ripeto, questo dovrebbe essere chiarito comunque nel contratto, anche per definire le responsabilità.

Answer 2

Recentemente l'Agenzia Delle Entrate ha chiarito che, in sostanza, è utile scindere tra "luogo di conservazione" e "luogo di esibizione".

Per le FE, come per tutti i documenti fiscali, chi effettua un accesso per controlli (Agenzia delle Entrate, Guardia di Finanza, Agenzia delle Dogane, etc) si recherà presso la sede indicata come luogo di conservazione delle scritture contabili e li chiederà l'esibizione di tutti i documenti fiscali e contabili, indipendentemente dal fatto che essi siano tenuti in forma cartacea o digitale.

Se come luogo di conservazione è stato indicato lo studio di un commercialista, chi effettua l'accesso per i controlli dovrà essere messo in grado di accedere ai sistemi (in-house o outsourcing) per adempiere le richieste.

Altri intermediari terzi non sono rilevanti per questa attività se non per l'indicazione nel Manuale della Conservazione che serve a dare corretta indicazione della strutturazione informatica, di processo, di sicurezza adottate dall'azienda per adempiere all'obbligo della Conservazione a Norma.

Ai fini fiscali pertanto non è necessario indicare come luogo di conservazione il data center dove sono situati fisicamente i files, mentre deve essere indicato il luogo dove gli organi ispettivi possono accedervi (da remoto) per esibire detti documenti, cioè la sede amministrativa dell'ufficio PA/società o l'ufficio del commercialista incaricato della tenuta e conservazione dei documenti fiscali/contabili.