Recentemente l'Agenzia Delle Entrate ha chiarito che, in sostanza, è utile scindere tra "luogo di conservazione" e "luogo di esibizione".
Per le FE, come per tutti i documenti fiscali, chi effettua un accesso per controlli (Agenzia delle Entrate, Guardia di Finanza, Agenzia delle Dogane, etc) si recherà presso la sede indicata come luogo di conservazione delle scritture contabili e li chiederà l'esibizione di tutti i documenti fiscali e contabili, indipendentemente dal fatto che essi siano tenuti in forma cartacea o digitale.
Se come luogo di conservazione è stato indicato lo studio di un commercialista, chi effettua l'accesso per i controlli dovrà essere messo in grado di accedere ai sistemi (in-house o outsourcing) per adempiere le richieste.
Altri intermediari terzi non sono rilevanti per questa attività se non per l'indicazione nel Manuale della Conservazione che serve a dare corretta indicazione della strutturazione informatica, di processo, di sicurezza adottate dall'azienda per adempiere all'obbligo della Conservazione a Norma.
Ai fini fiscali pertanto non è necessario indicare come luogo di conservazione il data center dove sono situati fisicamente i files, mentre deve essere indicato il luogo dove gli organi ispettivi possono accedervi (da remoto) per esibire detti documenti, cioè la sede amministrativa dell'ufficio PA/società o l'ufficio del commercialista incaricato della tenuta e conservazione dei documenti fiscali/contabili.