Fatturazione Elettronica

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I sistemi di Conservazione Elettronica già in uso vanno sostituti?

La nostra Azienda Sanitaria ha già in uso un sistema di conservazione sostitutiva dei documenti fiscali e contabili, affidato ad una azienda specializzata.

Ci vorremmo appoggiare alla medesima società anche per la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche attive e passive, che però non è inserita "ancora" nell'elenco dei soggetti accreditati da AGID.

Visto che l'art. 14 del DPCM del 3 dicembre 2014 pubblicato sulla GURI n. 59/2014, al comma 2  prevede che "i sistemi di conservazione già esistenti alla data di entrata in vigore del presente decreto sono adeguati entro e non oltre 36 mesi dall'entrata in vigore del presente decreto secondo un piano dettagliato allegato al manuale di conservazione......", è possibile proseguire il rapporto con la citata  azienda, oppure bisogna obbligatoriamente affidarsi alle società indicate da AGID?

quesito posto 1 Aprile 2015 in Fatturazione Elettronica da vibastante (140 punti)
modificato 1 Aprile 2015 da Gianni D.

2 Risposte

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La risposta a mio giudizio è negativa, l'accreditamento non è indispensabile solo per le PA che realizzano i processi di conservazione in house, mentre se viene fatto in outsourcing l'incaricato dovrà essere obbligatoriamente accreditato ai sensi dell'art.44-bis del CAD e dell'art.5 co.3 delle nuove regole stabilite dal DPCM 3 dicembre 2013.

La Circolare n. 59 del 29 dicembre 2011 di DigitPA (ora AgId), dispone che i soggetti che vogliono procedere alla richiesta per ottenere il riconoscimento di conservatore accreditato presso l’Agenzia per l’Italia digitale dovranno provvedere a integrare la documentazione eventualmente già presentata, con gli ulteriori requisiti imposti dalle disposizioni del predetto DPCM 2013 e dai suoi allegati relativi a: glossario/definizioni (all.1), formati (all.2), misure, standard, specifiche tecniche (all.3), specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione (all.4), Metadati (all.5).
risposta inviata 1 Aprile 2015 da Daniele Tumietto (14,550 punti)
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Per la prima volta sono solo parzialmente d'accordo con Daniele! Quanto scrive è correttissimo ma io ritengo che, come prospettato nella domanda, le disposizioni finali del DPCM 3 dicembre 2013 concedano 36 mesi per l'adeguamento del sistema di conservazione esistente e che pertanto l'azienda sanitaria possa mantenere in piedi l'attuale sistema di conservazione sino al 12 aprile 2017 (potere non significa necessariamente che sia la soluzione migliore!). Trascorsi i 36 mesi il sistema di conservazione dell'azienda non potrà far ricorso a servizi di conservazione offerti da conservatori non accreditati. Ma le regole tecniche non avrebbero potuto chiedere un adeguamento dei sistemi in soli trenta giorni dalla pubblicazione sulla gazzetta ufficiale: sarebbe stato ragionevolmente impossibile....

Non parlerei però di un sistema di conservazione affidato dall'azienda sanitaria ad un'azienda specializzata esterna ma di un sistema di conservazione dell'Azienda  che si avvale di un servizio di conservazione di un'azienda esterna - e non è certo solo un problema terminologico!

E' fondamentale però che il Responsabile della conservazione dell'Azienda sanitaria (che deve essere un dirigente o un funzionario formalmente designato) predisponga un Piano di adeguamento da allegare al Manuale della conservazione (che deve essere dell'Azienda sanitaria e non del conservatore esterno), in cui valuterà l’opportunità di riversare nel nuovo sistema di conservazione gli archivi precedentemente formati o di mantenerli invariati fi no al termine di scadenza di conservazione dei documenti in essi contenuti

Il problema prospettato nella domanda è però più complesso in quanto si tratta di gestire una nuova tipologia documentale: qui si sente la mancanza del Piano di adeguamento sulla base del quale operare la scelta, anche in considerazione del fatto che il DPCM 30 dicembre 2013 è già in vigore ormai da un anno...... Preoccupa ad esempio l'ancora virgolettato..... Il Piano di adeguamento potrebbe riportare che esiste un contratto che impegna il fornitore attuale ad acquisire l'accreditamento e riversare le fatture elettroniche nel nuovo sistema a costo zero per l'amministrazione.....

Ma il discorso è lungo e complesso e non si limita, a mio parere, allo stretto bisogna obbligatoriamente. Ci sono molte valutazioni da fare.....

risposta inviata 1 Aprile 2015 da Gianlazzaro Sanna (30,790 punti)