Fatturazione Elettronica

+7 voti
40,624 visite

Nota credito su fattura scartata da PA

In caso di esito ko della PA, siccome l'erp aziendale considera la fattura emessa, per riemetterne un'altra corretta devo emettere nota credito. Spedendola in SDI, ottengo un ok di consegna ma...la PA la scarta esattamente come la fattura originaria.

Come mi conporto in termini di conservazione ed in termini di gestione del credito?

Grazie...
quesito posto 22 Marzo 2015 in Fatturazione Elettronica da Luisa Bordiga (310 punti)
ri-taggati 4 Giugno 2015 da Eleonora Bove

6 Risposte

+4 voti
Risposta migliore

Come richiesto da Gianlazzaro Sanna, integro per la parte fiscale la sua risposta.

La procedura di emissione della FE alla PA, pur con alcune specificazioni dovute alle diverse modalità di inoltro, riprende ampiamente le regole generali in materia di IVA, disciplinate dal D.P.R. n. 633/1972, infatti i nuovi obblighi di invio con modalità elettroniche delle FE alla PA non hanno alcuna influenza sulle regole tributarie generali, che, pertanto, salvo diverse previsioni particolari, devono essere ordinariamente applicate.

L’art. 21, comma 1, D.P.R. 633/1972, come modificato dalla Legge n. 228/2012, individua il momento in cui la fattura si considera emessa, stabilendo che:  “la fattura (cartacea o elettronica), si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente”. 

Per individuare correttamente il momento a decorrere dal quale la fattura si considera emessa è necessario distinguere tra fattura cartacea e fattura elettronica.  Per FE si intende il documento informatico, predisposto in forma elettronica, secondo specifiche modalità che garantiscono l’integrità dei dati contenuti e l’attribuzione univoca del documento al soggetto emittente, senza necessità di provvedere alla stampa su supporto cartaceo (Circolare n. 45/2005). La FE deve essere formata, trasmessa e conservata in formato elettronico e deve presentare tutte le seguenti caratteristiche: 

  • deve trattarsi di un file leggibile dalla sua emissione fino al termine del periodo di conservazione;
  • deve essere garantita l’autenticità dell’origine; 
  • deve essere garantita l’integrità del contenuto. 

La FE avente ad oggetto cessioni di beni/prestazioni di servizi per le PA si considera emessa elettronicamente nel momento in cui viene rilasciata la ricevuta di consegna dal Sistema di Interscambio (SDI).  La Circolare 31 marzo 2014 n. 1/DF ha chiarito “...il rilascio, da parte del Sistema di Interscambio, della ricevuta di consegna di cui al paragrafo 4 dell’allegato B al DM 55/2013, è certamente sufficiente a provare sia l’emissione della fattura elettronica, sia la sua ricezione da parte della pubblica amministrazione committente”.

Si noti che il SDI può rilasciare al soggetto che ha inviato la fattura: 

  • una ricevuta di consegna, nel caso in cui l’inoltro abbia avuto esito positivo, 
  • una notifica di mancata consegna, nel caso in cui l’inoltro abbia avuto esito negativo (ad esempio per problemi tecnici nel canale trasmissivo). 

La notifica di mancata consegna è recapitata entro 48 ore se il canale di comunicazione tra SDI e PA è costituito dalla posta elettronica certificata (PEC), entro le 24 ore in tutti gli altri casi. 

In nessun caso il SDI rilascia un documento comprovante il solo ricevimento della fattura. 

La stessa Circolare Ministero delle Finanze n. 1/2014 ha specificato che la prova della ricezione della fattura da parte del SDI, e conseguentemente l’avvenuta trasmissione della fattura da parte del soggetto emittente verso il SDI è provata sia con la ricevuta di consegna (inoltro fattura con esito positivo) che con la notifica di mancata consegna (inoltro fattura con esito negativo). In entrambe le ipotesi sopra evidenziate, la fattura si considera a tutti gli effetti emessa

Nel caso in cui la fattura sia stata scartata dal SDI, la stessa non si considera emessa né tantomeno inoltrata alla PA.

Quindi posso riemettere la stessa fattura dopo averne corretto gli errori se:

  • SDI ha impedito alla fattura di giungere alla PA di destinazione (es. IPA sbagliato o dati obbligatori mancanti o sbagliati),
  • la PA destinataria della fattura ha rigettato la fattura entro 15 giorni dalla consegna della stessa.Nel caso in cui la fattura sia stata scartata dal SDI, la stessa non si considera emessa né tantomeno inoltrata alla PA.

In questi casi la fattura viene comunque mandata in conservazione, lato emittente, e può essere riemessa dopo aver corretto l'errore, mantenendo stesso numero, data ecc.

Nel caso in cui la PA di destinazione riceve la FE deve registrarla contabilmente. Successivamente la PA può decidere di rigettare la fattura, anche passati 15 giorni dal ricevimento della stessa. In tal caso il cedente/prestatore deve emettere una nota di credito con riferimento alla FE e poi emettere una nuova fattura corretta con un numero diverso dalla fattura originale.

risposta inviata 22 Marzo 2015 da Daniele Tumietto (14,550 punti)
Selezionata 7 Giugno 2015 da Daniele Tumietto
Ringrazio per la precisa e dettagliata spiegazione!
Io però continuo a non aver chiara, probabilmente per problemi terminologici, la situazione nel caso di rifiuto della PA.
Che cosa si intende per ricevere?

"Nel caso in cui la PA di destinazione riceve la FE deve registrarla contabilmente"

Si intende che la fattura viene consegnata alla PA dal SdI? In tal caso, se la fattura deve essere registrata contabilmente dalla PA anche in caso di rifiuto, la PA avrà bisogno di una nota di credito. O mi sbaglio?

Ma allora non mi torna la frase precedente

"In questi casi la fattura viene comunque mandata in conservazione, lato emittente, e può essere riemessa dopo aver corretto l'errore, mantenendo stesso numero, data ecc."

Ringrazio anticipatamente per la pazienza!
Daniele, grazie per la risposta. Quindi, da quel che leggo dalla Sua risposta ("nel caso in cui la PA di destinazione riceve la FE deve registrarla contabilmente") se l'ente la rifiuta per richiedere al fornitore una rettifica/integrazione per campi extra l'obbligatorietà di SDI, è comunque tenuto alla registrazione contabile. Temo che non sia questa l'interpretazione di AGID, come riportato da Gianlazzaro Sanna ed applicato dagli enti.
Prego Luisa, mi scuso per aver dato implicitamente per chiaro che con la ricezione intendevo che FE non era rifiutata.
Con "nel caso in cui la PA di destinazione riceve la FE deve registrarla contabilmente" intendevo dire che la PA ricevuta la FE l'aveva accettate (e non la rifiutata). Quindi la PA deve registrarla ed inserirla nel processo di conservazione sostitutiva perchè con l'accettazione della stessa discendono gli obblighi tributari, oltre  a quelli di pagamento.
Tale processo non vieta alla PA di chiedere, successivamente all'accettazione della FE, una sua modifica o addirittura di rifiutarla.
L'interpretazione  di AgID e Gianlazzaro è corretta e condivisa (anche da me).
Spero di essere stato chiaro e resto disponibile per ulteriore commento.
Gianlazzaro se la FE è emessa dal cedente/prestatore ed accettata dallo SDI essa s'intende per emessa dal momento in cui lo SDI rilascia la notifica di accettazione (lo SDI effettua un controllo solo formale rispetto al contenuto del file .XML).
Con l'accettazione della FE da parte dello SDI discendono gli obblighi tributari, e d'inserimento nel processo di conservazione sostitutiva, per il soggetto cedente/prestatore.

Successivamente la FE viene inviata dallo SDI alla PA che deve effettuare i suoi controlli (di merito e legittimità) rispetto al suo contenuto ed alla sua correlazione con il rapporto giuridico che ha portato alla sua emissione (bando, gara, appalto, commessa...).

Nel temine di 15 giorni la PA ha la possibilità di rifiutarla o accettarla mediante comunicazione allo SDI.

Nel primo caso (rifiuto) la FE per la PA non esiste, quindi non deve registrarla contabilmente e nemmeno inserirla nel processo di conservazione.

Nel secondo caso (accettazione) lo SDI invierà una comunicazione di notifica dell'accettazione della FE.

Può capitare anche che la PA non abbia trasmesso alcuna comunicazione allo SDI e, trascorsi 15 giorni dall’inoltro della ricevuta di consegna, lo SDI provvederà ad inviare una comunicazione di "notifica di decorrenza dei termini" ad entrambe le parti (soggetto cedente/prestatore e PA).
La funzione di tale notifica è quella di comunicare alle parti che il processo di invio della fattura elettronica si è concluso.
 
Spero di aver chiarito il contenuto del mio commento precedente, buona serata.
Grazie di nuovo, Daniele. Prometto che è l'ultimo post :)
Mi preoccupa non poco lo scollamento tra il meccanismo SDI e la logica della contabilità degli ERP, che prevedono la contabilizzazione al momento dell'emissione del documento e nessuna possibilità di rilavorazione del tracciato se non attraverso l'emissione di nota credito e successiva nuova emissione fattura. La nota credito per la PA sarebbe irricevibile, come la fattura cui fa riferimento; quindi si tratterebbe di nota di storno interna.
Prescindendo dalle questioni contabili, ho la concreta sensazione che gli enti possano intendere questo meccanismo come strumento per acquistare legittimità nell'allungamento dei tempi di pagamento. Consideri che i campi dei diversi tracciati SSN sono molti di più di quelli previsti come obbligatori da SDI e non omogenei tra gli enti. Spero di sbagliarmi in queste fosche previsioni :)
Grazie Daniele! E' chiarissimo, ma avevo capito già dalla risposta precedente a Luisa :-)
Come immaginavo il problema era terminologico e nasceva dal significato di "ricevere" la fattura!
Nessun problema Luisa, non preoccuparti :)
Non penso ci sia scollamento, se viene accettata la FE è inserita nella contabilità ERP, se rifutata no (il rifiuto deve essere motivato e non pretestuoso).
Nel caso di rifiuto per la PA la FE non esiste e l'remittente emetterà una nota di credito "interna" che servirà a neutralizzare fiscalmente la fattura emessa (perchè accettata dallo SDI).
Gli enti non possono allungare i termini di è pagamento proprio perchè trascorsi 15 giorni dall’inoltro della ricevuta di consegna, lo SDI provvederà ad inviare una comunicazione di "notifica di decorrenza dei termini" ad entrambe le parti (soggetto cedente/prestatore e PA).  La funzione di tale notifica è appunto quella di comunicare alle parti che il processo di invio della fattura elettronica si è concluso.
Grazie Gianlazzaro :)
Gent. Sig. Tumietto a riguardo di questa suo commento ho un dubbio:
Nel caso in cui la fattura sia stata scartata dal SDI, la stessa non si considera emessa né tantomeno inoltrata alla PA.

Quindi posso riemettere la stessa fattura dopo averne corretto gli errori se:

    SDI ha impedito alla fattura di giungere alla PA di destinazione (es. IPA sbagliato o dati obbligatori mancanti o sbagliati),
    la PA destinataria della fattura ha rigettato la fattura entro 15 giorni dalla consegna della stessa.Nel caso in cui la fattura sia stata scartata dal SDI, la stessa non si considera emessa né tantomeno inoltrata alla PA.

In questi casi la fattura viene comunque mandata in conservazione, lato emittente, e può essere riemessa dopo aver corretto l'errore, mantenendo stesso numero, data ecc.

Nel caso in cui la PA di destinazione riceve la FE deve registrarla contabilmente. Successivamente la PA può decidere di rigettare la fattura, anche passati 15 giorni dal ricevimento della stessa. In tal caso il cedente/prestatore deve emettere una nota di credito con riferimento alla FE e poi emettere una nuova fattura corretta con un numero diverso dalla fattura originale.

Non esiste un limite temporale entro cui devo inviare la fattura rifiutata dalla PA per non emettere nota credito e nuova fattura?
Un'altra fonta parlava del limite di 15 giorni.

Grazie
Buonasera Nico,
se è stata respinta dallo SDI la FE non esiste per la PA, quindi si può riemettere con il medesimo numero, data ecc (ovviamente correggendo gli errori che hanno portato alla scarto).
Se la FE è stata rifiutata dalla PA (quindi ha passato il controllo dello SDI) va messa in conservazione anche lato PA.

Per quanto riguarda il limite temporale per inviare la FE valgono le disposizioni dell'art.21, co.4:
"... la fattura può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello della consegna o spedizione e deve contenere anche l'indicazione della data e del numero dei documenti stessi".

Mentre segnalo che il termine per l'emissione delle note di credito è di un anno ai sensi dell'art.26:
"2. Se un'operazione per la quale sia stata emessa fattura, successivamente alla registrazione di cui agli artt.23 e 24, viene meno in tutto o in parte, o se ne riduce l'ammontare imponibile ... il cedente del bene o prestatore del servizio ha diritto di portare in detrazione ai sensi dell'art.19 l'imposta corrispondente alla variazione, registrandola a norma dell'art.25. Il cessionario o committente, che abbia già registrato l'operazione ai sensi di quest'ultimo articolo, deve in tal caso registrare la variazione a norma dell'art. 23 o dell'art.24, salvo il suo diritto alla restituzione dell'importo pagato al cedente o prestatore a titolo di rivalsa.
3. Le disposizioni del comma precedente non possono essere applicate dopo il decorso di un anno dalla effettuazione dell'operazione imponibile qualora gli eventi ivi indicati si verifichino in dipendenza di sopravvenuto accordo fra le parti e possono essere applicate, entro lo stesso termine, anche in caso di rettifica di inesattezze della fatturazione che abbiano dato luogo all'applicazione del settimo comma dell'art. 21."

Saluti.
Grazie mille per la risposta.
Quindi se ricevo la notifica di consegna da SDI il giorno 5 Aprile, poi la PA respinge la fattura nei 15 giorni successivi, avrò tempo per correggere la fattura e ritrasmetterla al SDI fino al 15 Maggio?
Se si riceve la notifica da SDI la fattura è emessa (lato emittente), nel caso sia respinta nei 15 giorni successivi va emessa una nota di credito (per annullare lato emittente la precedente emissione della fattura). Andrà pertanto riemessa una nuova fattura.
Fattura emessa per errore
+1 voto
Con riferimento al commento di matrixmai, rammento che il contenuto informativo della FE verso la PA deve riportare le informazioni richieste dall’art. 21 e 21-bis del DPR n.633/72 e più precisamente: data di emissione, numero progressivo della fattura, dati identificativi del cedente e del cessionario, natura, quantità, corrispettivo ed eventuali sconti per la cessione del bene o per la prestazione del servizio, aliquota, ammontare dell’imposta ed imponibile. A seguito dell’abrogazione del DM MEF del 2004 e l’emanazione del DM 17/06/2014 la questione della separazione dei sezionali (fatture elettroniche e cartacee) sembra essere venuta meno, così come non si fa più alcun cenno sia ai concetti di “ordine cronologico” che alla “continuità” delle registrazioni.

Ad oggi la numerazione delle fatture (elettroniche o cartacee) deve essere effettuata facendo riferimento esclusivamente al contenuto dell’art. 21, co.2 del DPR 633/72 come modificato dalla Finanziaria del 2013 (art.1, co.325, lett.d) L.228 del 24/12/2012) che dispone: “2. La fattura contiene le seguenti indicazioni: a) data di emissione; b) numero progressivo che la identifichi in modo univoco; …”  Secondo la nuova formulazione della norma, quindi, la fattura deve contenere un numero progressivo che la identifichi in modo univoco. Inoltre si evidenzia che, conseguentemente, non vi è più espressamente riferimento all’obbligo che la numerazione progressiva sia riferita ad un anno solare.

Se le fatture n.1 e 2 sono scartate vuol dire che il Sistema di Interscambio, effettuati i controlli formali sul file fattura, non le trasmette alla PA a causa di errori/incongruenze. Quindi le fatture, di fatto, non sono emesse.
risposta inviata 3 Giugno 2015 da Daniele Tumietto (14,550 punti)
0 voti
Normalmente la PA in caso di rifiuto della fattura non la registra in contabilità e pertanto rifiuta anche la successiva nota di credito. In questo caso pertanto viene normalmente suggerito di emettere una semplice nota di storno ad uso interno magari dopo aver verificato telefonicamente che la PA effettivamente non abbia registrato la fattura.

Mi sembra corretto conservare la fattura emessa, la nota di storno interna e i messaggi e le notifiche del SdI.

Nel caso prospettato, in cui è stata emessa e rifiutata anche la nota di credito, ritengo che la situazione contabile sia comunque corretta e che vadano conservate fattura, nota di credito, messaggi e notifiche del SdI.

Non sono però un esperto contabile, quindi qualunque eventuale correzione o precisazione è ben gradita :-)

Per quanto riguarda la gestione del credito immagino che la situazione possa essere molto differente a seconda della causa del rifiuto e della condivisione dello stesso..... Se si condivide il rifiuto si riemette la fattura secondo le indicazioni della PA. Se invece ci sono problemi nel merito penso che non ci siano grosse differenze rispetto a quanto capitava con la contestazione di una fattura cartacea.....
risposta inviata 22 Marzo 2015 da Gianlazzaro Sanna (30,790 punti)
0 voti
E' corretto e coerente che la PA rifiuti la nota credito relativa ad una fattura elettronica precedentemente rifiutata. Si crea un po' di confusione (ma è un problema della PA, non del fornitore) se, per errore, la PA accetta e registra soltanto la nota credito (capita, credetemi...:-))

Per evitare queste situazioni, che non sono a priori evitabili, non sarebbe male una piccola implementazione del Sistema di Interscambio: ad esempio con l'introduzione di una nuova causale di Tipo Documento, tipo "TDNO", impostabile dal fornitore sull'XML al momento dell'emissione di questa nota credito, che renda il documento visibile alla PA ma ne impedisca l'accettazione e lo metta automaticamente in rifiuto...
risposta inviata 23 Marzo 2015 da Alan Turing (360 punti)
Buongiorno, io fornisco il mio contributo pubblicando l'esito di una mia telefonata allo SDI .
All'operatore è stata fatta questa domanda : se emetto una fattura senza un tag aggiuntivo e la PA la rifiuta, devo emettere nota di credito?
RISPOSTA :  NON e' necessaria la nota di credito se la fattura viene rifiutata dalla pubblica amministrazione, è invece obbligatoria quando una fattura va in "decorrenza termini" e la PA, tramite altri canali (tel, fax, mail ecc ) comunica che non e' corretta.
Altro caso  se, per errore,  la PA invia notifica di accettazione al posto del "rifiuto".
Possibile che la normativa sia lasciata cosi' all'interpretazione ?
0 voti
scusate ma se non sbaglio la numerazione viene in automatico dal sistema , io per esempio utilizzo " Aruba " e per farla breve ho la FE numero 1 e 2 scartate dalla PA mentre quelle valide e accettate sono la 3-4-5-6..... in questo caso come mi devo comportare ? le FE 1 e 2 che sono scartate cosa devo fare la PA non mi ha richiesto niente in merito , in più mi sono accorto che è impossibile correggere delle FE già inviate , un'ultima domanda ma dopo aver inviato le FE , accettate , cosa devo fare ? devo stamparle e consegnarle al mio commercialista ? , grazie
risposta inviata 2 Giugno 2015 da matrixmai (200 punti)
Se sono scartate dalla PA deve essere emessa nota di credito a storno della fattura, che essendo stata accettata dallo Sdi, è emessa a tutti gli effetti lato emittente. E' giusto che la PA non le abbia più chiesto nulla in merito  perchè per loro la fattura non esiste, in quanto l'hanno respinta, ed ai fini fiscali lei deve chiudere la posizione aperta con l'emissione della fattura.
Penso che sia sufficiente che le invii via mail al suo commercialista, verifichi che siano state inserite in un sistema di conservazione a norma.
Saluti.
0 voti
Vedo che c'é una confusione tutta tipica italiana.

Tanto per ingarbugliare ancora di più la matassa, vi pongo un ulteriore quesito.

Io emetto fattura, scartata dalla PA entro i 15 giorni e poi, anziché riemettere la medesima fattura all'ente precedente, sostituisco la fattura scartata con una nuova, a un nuovo ente, mantenendo soltanto la data e il numero progressivo.

E non potevo fare altrimenti, atteso che la fattura é stata rifiutata dalla PA senza motivazione. Per cui non c'é nulla da correggere.

A voi esperti le risposte.
risposta inviata 29 Settembre 2016 da anto65 (190 punti)