Conservazione sostitutiva e digitalizzazione

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Risposta migliore
Ciascuna amministrazione deve:
definire un adeguato piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati; individuare le aree organizzative omogenee (AOO) e i relativi uffici; istituire i servizi per la gestione digitale dei flussi documentali e degli archivi; nominare i responsabili di tali servizi; redigere e adottare il manuale di gestione del sistema documentario; introdurre un sistema informatico per la gestione digitale dei flussi documentali a partire dal nucleo minimo del protocollo informatico quale entry point del flusso documentale.

da qui si sviluppano altre domande fondamentali per l'adeguamneto della PA di carattere organizzativo come :

Cosa si intende per nucleo minimo del protocollo
informatico?

La componente applicativa che realizza le funzioni di registrazione di protocollo, segnatura e
classificazione dei documenti ricevuti/inviati.

Cos’è una AOO e come crearla?

Si definisce AOO un insieme di unità organizzative dell’amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi di gestione dei flussi documentali.

In particolare, all’interno di una AOO esiste un solo servizio di protocollazione informatica dei documenti in entrata ed in uscita che adotta un unico registro generale di protocollo.
Una AOO è individuata da un insieme di uffici che, per tipologia di mandato istituzionale, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato

Per una visione più completa si può scaricare il doc completo a questo link:

http://archivio.digitpa.gov.it/sites/default/files/Quesiti%20&%20Risposte.pdf
risposta inviata 17 Marzo 2015 da Mirko Palmieri (3,270 punti)
modificato 17 Marzo 2015 da Mirko Palmieri
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La gestione dei documenti nelle amministrazioni pubbliche prevede principalmente:

  1. La registrazione dei documenti (a protocollo oppure a repertorio), ai sensi del DPR 445/2000, art. 53, art. 56, con il cd. "nucleo minimo": protocollo, segnatura e classificazione;
  2. Gestire i flussi documentali attraverso il protocollo informatico, come previsto dal DPR 445/2000, art. 64
  3. Introdurre piani di classificazione o, più tecnicamente, i "titolari", ex art. 50, comma 4, art. 64, comma 4 (secondo cui possiamo avere un documento non registrato, ma non non-fascicolato);
  4. Fascicolare i documenti, come previsto dall'art. 67, comma 1 del DPR 445/2000 e, soprattutto, dall'art. 41 del D.Lgs. 82/2005;
  5. Redigere un Manuale di gestione, in armonia con quanto previsto dal DPCM 3 dicembre 2013 e anche dagli ultimi articoli del DPCM 13 novembre 2014;
  6. Elaborare piani di conservazione o, più tecnicamente, dei "massimari di selezione", per l'eliminazione legale ("scarto") dei documenti ritenuti inutili, ai sensi del DPR 445/2000;
  7. Pubblicare documenti, fascicoli e procedimenti, come previsto dagli artt. 23 e 35 del D.Lgs. 33/2013, in una triade perfetta per la trasparenza amministrativa.

Ogni singolo passaggio prevede la presenza imprescindibile di professionalità all'interno dell'organizzazione oppure di incarichi a professionisti. Ciascuno di queste sette punti ha altri sotto-punti degni di approfondimento, che eventualmente faremo dalle pagine di ForumPA.

Segnalo la disponibilità di molti materiali sulla gestione dei documenti e sull'archivio corrente nel sito di Procedamus, aperto qualche giorno fa: http://www.procedamus.it (alla voce Materiali)

       Gianni Penzo Doria

 

risposta inviata 19 Marzo 2015 da gpd (330 punti)