Fatturazione Elettronica

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Conservazione della fattura elettronica

Alcune aziende private si chiedono se sia possibile conservare la fatture elettroniche riversandole su un supporto (CD, DVD), previa apposizione della marca temporale.... Questa procedura è conforme al DPCM 3/12/2014 sulla conservazione?

Ovviamente l'azienda dovrebbe comunque nominare un responsabile della conservazione interno e adottare il manuale della conservazione.
quesito posto 17 Marzo 2015 in Fatturazione Elettronica da patrizia.saggini (1,440 punti)

3 Risposte

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Risposta migliore

Premesso che il processo di fatturazione verso la P.A può suddividersi idealmente in due fasi: 

1) emissione/trasmissione della fattura alla P.A. nel formato elettronico .xml previsto a partire dall’entrata in vigore de nuovo obbligo (6 giugno 2014 e 31 marzo 2015);

2) obbligo di conservazione elettronica della fattura sia da parte dell’emittente che del ricevente. 

Per le fatture emesse nei riguardi della P.A. esiste un obbligo di conservazione sostitutiva, a differenza di quanto avviene nei confronti di soggetti diversi dalla P.A. dove la conservazione elettronica è a discrezione dei soggetti emittenti/riceventi.

La principale fonte di natura regolamentare della disciplina che regola la conservazione elettronica, a seguito delle recenti modifiche, è il DPCM 3 dicembre 2013, che ha stabilito nuove regole tecniche in sostituzione di quelle previste dalla Delibera CNIPA 19 febbraio 2004, n.11. In base a quanto previsto dall’art.14, co.2, del citato DPCM, infatti, la disciplina CNIPA continua ad applicarsi ai sistemi di conservazione già in essere alla data di entrata in vigore del Decreto (11 aprile 2014). 

Il processo di conservazione richiede la presenza di almeno tre soggetti: 

1. il produttore. Si tratta della persona fisica o giuridica che produce il pacchetto di versamento, ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Tale soggetto può essere anche un terzo rispetto al soggetto che ha formato il documento che si vuole conservare elettronicamente;

2. l’utente. È la persona, ente o sistema che interagisce con i servizi del sistema di conservazione elettronica, al fine di recuperare le fatture elettroniche ivi archiviate e le relative informazioni in esse contenute; 

3  il responsabile della conservazione. Questi opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi; tale soggetto ha principalmente il compito di: 

- definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione; 

- gestire il processo di conservazione; 

- generare il rapporto di versamento; 

- generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione; 

- effettuare il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione.

L’art. 9 del DPCM 3 dicembre 2013 disciplina il processo di conservazione che inizia con la presa in carico della fattura elettronica da parte del produttore, che provvede a formare il pacchetto di versamento. 

Il pacchetto di versamento è un contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), inviato dal produttore al sistema di conservazione attraverso un formato predefinito, concordato e descritto nel manuale di conservazione.

Il pacchetto di versamento viene poi acquisito dal sistema di conservazione, che ne verificherà la coerenza con le modalità e i formati previsti dal manuale di conservazione.

In caso di anomalie evidenziate durante il processo di verifica, il pacchetto di versamento verrà rifiutato; diversamente, una volta superate le sopra citate verifiche verrà generato, anche in modo automatico, il rapporto di versamento, relativo ad uno o più pacchetti di conservazione.

Per rapporto di versamento si intende il documento informatico che attesta l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore. Il rapporto di versamento deve essere identificato univocamente dal sistema di conservazione, e deve contenere: 

  • un riferimento temporale, 
  • una o più impronte, calcolate sull’intero contenuto del pacchetto di versamento, secondo le modalità descritte dal manuale di conservazione. 

Il manuale di conservazione può prevedere l’obbligo, gravante sul responsabile della conservazione, di sottoscrivere il rapporto di versamento con firma digitale oppure firma elettronica qualificata.

Il processo di conservazione della fattura elettronica si conclude con la preparazione e la sottoscrizione (firma digitale/firma elettronica qualificata) da parte del responsabile della conservazione del pacchetto di archiviazione.

La fattura elettronica contenuta nel pacchetto di archiviazione è quindi conservata elettronicamente.

Il soggetto che ha formato la fattura elettronica (in linea generale, il fornitore della merce/prestatore del servizio) può avere la necessità di recuperare il documento fiscale conservato (per esempio esibizione di fattura in caso di controllo da parte dell’Amministrazione Finanziaria).

In tal caso verrà preparato e sottoscritto con firma digitale/firma elettronica qualificata (se richiesto dal manuale di conservazione) un pacchetto di distribuzione, ai fini dell’esibizione richiesta dall’utente. 

E’ anche possibile che il sistema di conservazione permetta ai soggetti autorizzati l’accesso diretto, anche da remoto, al documento informatico conservato, attraverso la produzione di un pacchetto di distribuzione. 

Alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla norma (10 anni per le fatture), il sistema di conservazione effettuerà lo scarto del pacchetto di archiviazione, dandone informativa al produttore

Per quanto precede la risposta è certamente negativa.

risposta inviata 17 Marzo 2015 da Daniele Tumietto (14,530 punti)
Selezionata 12 Maggio 2015 da Daniele Tumietto
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Il DPCM 3 dicembre 2013 prevede espressamente un Sistema di conservazione, che è qualcosa di molto più complesso di un CD o DVD.

Ritengo che la risposta non possa che essere negativa!
risposta inviata 17 Marzo 2015 da Gianlazzaro Sanna (30,790 punti)
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Patrizia, leggevo questo articolo che sembra affermare l'esatto contrario. Il succo è che tra storage e preservation c'è un abisso

http://saperi.forumpa.it/story/107443/tre-innamoramenti-dell-amministrazione-digitale
risposta inviata 17 Marzo 2015 da Tommaso Del Lungo (4,420 punti)