Conservazione sostitutiva e digitalizzazione

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Diversi approcci di conservazione

Paolo Catti nell'ultimo webinar di Forum PA scrive nelle slide che "Produrre e conservare Fatture secondo approcci differenti
(elettronico/analogico/digitale) si riflette sulla gestione dei sezionali e degli archivi".

Qual è la differenza tra elettronico e digitale???
quesito posto 14 Luglio 2015 in Conservazione sostitutiva e digitalizzazione da davide c. (160 punti)

2 Risposte

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Risposta migliore
In effetti la domanda è lecita... quella nota tra parentesi risulta eccessivamente sbrigativa e quindi poco chiara. Ringrazio molto Gianlazzaro Sanna, perchè nella sua risposta riassume molto bene il concetto che ci ha spinto a scrivere quelle tre parole nella stessa parentesi! La differenza tra elettronico e digitale, lì, è legata al fatto che il comportamento da tenere è diverso se si parla di documento informatico, che nasce firmato digitalmente, oppure no... Rivedendo la slide anche alla luce della sua domanda, forse oggi scriverei semplicemente "analogico/digitale". Penso sia più immediato e non costringe a complessi sforzi interpretativi (poi, in una slide ad hoc, diversa, si potrebbe dettagliare la differenza, non banale, tra la conservazione digitale e la conservazione sostitutiva...). Grazie per avermi consentito questo chiarimento.
risposta inviata 14 Luglio 2015 da @Paolo_A_Catti
Selezionata 15 Luglio 2015 da Tommaso Del Lungo
Grazie a entrambi del conforto interpretativo, ad ogni modo ritengo che quella fattura possa essere identificata come "documento informatico" anche se non firmata digitalmente.
Infatti ritengo che se io ho inviato nel 2014 al cliente una fattura pdf non firmata digitalmente posso sempre metterla in conservazione sostitutiva entro il 31.12.2015 e per poterlo fare devo renderla immoficabile (caratteristiche AIL); per questo motivo la dovrò firmare digitalmente prima di immetterla con pacchetto di versamento nel sistema di conservazione. Giusto?
Il fatto che la fattura pdf emessa nel 2014 sia o non sia firmata digitalmente rileva in qualche modo solo per la conservazione digitale al mio cliente o mi sbaglio?
Grazie
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Ritengo, anche sulla base di quanto ha detto Paolo Catti, che volesse evidenziare la differente gestione tra fatture elettroniche e fatture analogiche ai fini della conservazione analogica e digitale.
Le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente mentre le fatture analogiche possono essere conservate digitalmente.
Paolo Catti suggerisce ai privati:

  1. di conservare digitalmente tutte le fatture 
  2. di emettere (ciclo attivo) in formato elettronico non solo le fatture verso la pubblica amministrazione (obbligatorio) ma anche quelle nei confronti dei provati
  3. di suggerire ai propri fornitori (ciclo passivo) di trasmettere le fatture in formato elettronico, in quanto è più economico conservare digitalmente fatture che arrivano già in formato elettronico piuttosto che convertire le fatture analogiche in formato elettronico
risposta inviata 14 Luglio 2015 da Gianlazzaro Sanna (30,790 punti)
Mi scuso se insisto ma non necessariamente la fattura elettronica (non PA) deve essere conservata digitalmente. Ritengo che non conservare digitalmente una fattura elettronica (ovvero per esemplificare una fattura pdf firmata digitalmente) sia un controsenso ma per assurdo potrei anche stamparla e conservarla cartaceamente. E' corretto?
Le modalità di gestione e conservazione delle fatture sono indipendenti per emittente e ricevente.
Chi emette una fattura elettronica (il processo è spiegato chiaramente nella circolare dell'Agenzia delle entrate del 24 giugno 2014) ha l'obbligo di conservarla digitalmente.
Chi riceve una fattura elettronica invece può anche stamparla e conservarla in modalità analogica.
Il punto 1.5 della circolare 18/E del 24 giugno 2014 dice “la nuova disposizione stabilisce che: le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica ….. le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente”.
Quello che voglio dire è che non c’è alcun obbligo tantomeno sanzione se una fattura elettronica che rispetta le caratteristiche A.I.L viene stampata e conservata cartaceamente. Certamente ritengo sia un controsenso farlo.
Solitamente invece si presenta il caso contrario ovvero che il soggetto emittente trasmette la fattura pdf al destinatario e non rispetta i requisiti AIL (ad esempio non la firma digitalmente): in tal caso se nei mesi successivi vorrà farne una conservazione digitale  entro il 30.12 dell’anno successivo rispetto all’anno di emissione dovrà firmarla digitalmente e tramite pacchetto di versamento mandarla in conservazione.
Tale processo si identifica con il nome di conservazione sostitutiva a norma
Si tratta di modalità (questa della conservazione sostitutiva che non presuppone necessariamente la scannerizzazione ma basta il semplice utilizzo del pdf inviato al cliente senza firma digitale) che garantisce l’integrità e la leggibilità del documento, nonché  l’autenticità della sua origine anche SE NON firmato dal momento della sua emissione ma firmato solo ex post.
Concorda?