Conservazione sostitutiva e digitalizzazione

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Sono un privato devo avere un manuale di conservazione?

Un libero professionista che affida il servizio di conservazione all'esterno deve redigere un proprio manuale della conservazione o è sufficiente il Manuale della conservazione del conservatore?
quesito posto 9 Luglio 2015 in Conservazione sostitutiva e digitalizzazione da Gianfilippo Cima

2 Risposte

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Risposta migliore

Il manuale di conservazione è un documento informatico di grande importanza, obbligatorio, disciplinato dall’art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013. Esso delinea dettagliatamente il Sistema di conservazione (Sdc), spiegando  l’organizzazione, i soggetti coinvolti, chiarendo i ruoli svolti dagli stessi, quale è modello di funzionamento, la descrizione del processo e delle architetture e infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento del Sdc.

Il manuale di conservazione deve indicare le attività per le quali il soggetto designato risulta essere responsabile (all’art.7, co.1, DPCM 3 dicembre 2013) e tutte le attività descritte sono svolte dal responsabile della conservazione d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, quello della sicurezza e quello dei sistemi informativi.

Il responsabile della conservazione, può delegare, mediante contratto o convenzione di servizio, tale funzione a soggetti che per competenza e funzioni eseguano i compiti previsti dalla legge, ferma restando la sua responsabilità.

La definizione di responsabile della conservazione è data dall’Allegato 1 del DPCM 3 dicembre 2013, che lo definisce: “soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’art.8, co.1, delle regole tecniche del sistema di conservazione”.

La sua importanza è ribadita dall’art.6, co.5, che indica che: “il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato ai sensi dell’art.5”.

risposta inviata 9 Luglio 2015 da Daniele Tumietto (14,550 punti)
Selezionata 9 Luglio 2015 da Tommaso Del Lungo
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Il manuale è scritto a "4 mani" da Conservatore e soggetto che richiede il servizio di conservazione, è allegato al contratto che regola il servizio.
risposta inviata 9 Luglio 2015 da Enrica Massa