Conservazione sostitutiva e digitalizzazione

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Come deve essere fatto il file Indice per la conservazione? (IdPA)

Buona giorna ta a tutti. Io sono un programmatore in PHP in pensione e ho preparato, per mio nipote, un programma che gestisce le piccole attività della sua aziendina di elettricista.
Mi sono voluto cimentare sulla fattura elettronica a mi sono bloccato su un particolare riguardante la conservazione.
Ecco quello che ho capito:
1 - si prepara la fatttura eletronica in XML e la si spedisce via PEC a SDI
2 - PEC ci ritorna un messaggio in xml di avvenuta consegna e noi lo accantoniamo insieme alla fattura
3 - SDI ci manda un messaggio ne quale ci dice che la nostra fattura è stata approvata formalmente e inviata al destinatario e nio inseriamo questo messaggio insieme alla fattura e alla ricevuta PEC
4 - Successivamente SDI ci manda un messaggio PEC con il quale ci comunica che la nostra fattura è stata accettata dall'ente destinatario e no accantoniamo anche questo messaggio.
A questo punto facciamo di tutti questi documenti un pacchetto ZIP e lo firmiamo digitalmente.
Una volta all'anno prendiamo tutti questi pacchetti, archiviati all'interno del nostro sistema aziendale, e li raggruppiamo tutti in un unico file .zip insieme a un file di indice, sempre in formato XML.
Io mi sono arenato qui perché non sono riuscito a capire come deve essere preparato questo file, cosa deve contenere e quali siano i tag xml e quali nomi specifici debbano avere questi tag (questo file pare sia indispensabile per ritrovare i vari documenti archiviati per cui deve essere per forza letto da un qualche software terzo.
Qualcuno sarebbe cosi' gentile da pubblicare una sorta di file indice (IdPA) completo in modo da consentire a chiunque di fare quello che intendo fare io?
Un programma in grado di portare avanti una gestione, in fin dei conti semplice, coem la gestione dei preventivi, delle fatture e della priam nota?
Grazie
Roberto Valentini
quesito posto 12 Giugno 2015 in Conservazione sostitutiva e digitalizzazione da valentini (130 punti)
cambiato categoria 9 Luglio 2015 da Eleonora Bove

1 Risposta

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Distinguerei la gestione della fatturazione elettronica dalla conservazione, che va vista separatamente.

I riferimenti normativi sulla conservazione si trovano sul DPCM 3 dicembre 2013. In particolare l'allegato 4 descrive la struttura del pacchetto di archiviazione, che deve seguire lo standard UNI SINCRO (UNI 11386:2010 Standard SInCRO).

Va osservato che l'allegato 4 ha effettuato una sorta di traduzione in italiano dello standard, per problemi di licenza. I nomi dei tag da utilizzare sono quelli dello standard, in inglese, per cui diventa necessario acquistare da UNI una copia di tale standard......

Inoltre gestire un sistema di conservazione secondo quanto richiesto dalla normativa (che non distingue tra un sistema di conservazione che gestisce quattro fatture all'anno da un sistema che gestisce l'intero patrimonio documentale di una pubblica amministrazione) richiede un impegno non banale, che va al di là della semplice disponibilità di un software.....

Pertanto la scelta di effettuare la conservazione in proprio piuttosto che avvalersi di un sistema in outsourcing (in alcuni casi offerto gratuitamente) deve a mio parere essere ponderata attentamente.
risposta inviata 12 Giugno 2015 da Gianlazzaro Sanna (30,790 punti)
Si, ha ragione anche se ritengo limitativo e ingiusto complicare ancora la vita ai piccoli imprenditori come possono essere, appunto, i piccoli argiani.
Quindi credo che limiterò il mio programma alla preparazione dei pacchetti relativi la fattura stessa e i metatag relativi (risposta PEC, risposta SDI, accettazione da parte della PS in modo da consentire al titolare, poi, in un secondo tempo, di consegnare il tutto al conservatore esterno per l'ultima fase di preparazione e archiviazione del pacchetto.
Grazie per la spiegazine e per il consiglio.
Roberto Valentini