Conservazione sostitutiva e digitalizzazione

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Quando scatta l'obbligo della conservazione a norma del registro del protocollo informatico?

Buongiorno a tutti,

Quando scatta l'obbligo della conservazione a norma del registro del protocollo informatico?
quesito posto 10 Settembre 2015 in Conservazione sostitutiva e digitalizzazione da antonino.ferraro (460 punti)

1 Risposta

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Risposta migliore

L'art. 7 c.5 del DPCM 3 dicembre 2013 - Regole tecniche per il protocollo informatico - prevede che

Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l'immodificabilità del contenuto.

I sistemi di gestione informatica dei documenti delle pubbliche amministrazioni devono essere adeguati entro e non oltre 18 mesi dall'entrata in vigore del DPCM, quindi entro l'11 ottobre 2015.

 

risposta inviata 10 Settembre 2015 da Gianlazzaro Sanna (30,790 punti)
Selezionata 15 Settembre 2015 da antonino.ferraro
Grazie mille Gianlazzaro!

Quindi l'obbligo da parte delle PA sarebbe quello di trasmettere al sistema di conservazione il pacchetto di versamento con il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva, garantendone l'immodificabilità del contenuto. Poi la produzione del pacchetto di archiviazione e la conservazione vera e propria con la firma digitale e la marca sull'IdC del responsabile della conservazione entro quando andrebbe fatta? Ci sono dei vincoli in merito? (ad esempio una volta all'anno?)

quali sarebbero le azioni da intraprendere per garantire questa "immodificabilità" del contenuto del registro giornaliero di protocollo? è obbligatoria la firma digitale da parte del responsabile della gestione documentale del pacchetto di versamento contenente il registro di protocollo giornaliero?
Il formato del registro giornaliero inviato in conservazione quale dovrebbe essere, uno tra quelli indicati nell'allegato 2 del DPCM del 3/12/2013 che descrive i formati indicati per la conservazione , per cui andrebbe bene ad esempio un pdf?

Grazie mille in anticipo per le risposte che vorrà darmi.
La risposta alle diverse domande può tranquillamente essere una sola: le diverse modalità devono essere decise dalla PA e riportate nel Manuale della gestione documentale e nel Manuale della conservazione.
Non mi risultano particolari vincoli in merito.
Sicuramente però ad esempio non sceglierei di produrre il pacchetto di archiviazione a cadenza superiore all'anno.....
Se per garantire l'immodificabilità  fosse richiesta necessariamente la firma digitale sarebbe stata prevista espressamente....
L'allegato dà un'indicazione su formati sicuramente adatti alla conservazione ma  possono essere usati anche altri formati motivando la scelta negli appositi manuali.
Per quanto riguarda le modalità per garantire l'immodificabilità del contenuto ti consiglio, se ancora non lo hai fatto, la lettura della domanda http://rispondipa.it/1584/conservazione-registro-giornaliero-di-protocollo
Grazie mille!
si avevo già letto le risposte alla domanda che lei mi segnala.
Grazie ancora!